Bij een veranderende culturele wereld begint de grens tussen publiek en organisatoren te vervagen en zijn openheid en toegankelijkheid sleutelwoorden. Met dat besef in gedachten is vanuit Leiden&Partners een nieuwe Leidse Uitagenda ontwikkeld, waaraan iedere organisator gemakkelijk zijn evenementen kan toevoegen en waarin gebruikers met enkele klikken een persoonlijk aanbod kunnen krijgen. De nieuwe Uitagenda kwam mede tot stand dankzij een reeks brainstorms met de sector, georganiseerd vanuit Cultuurfonds Leiden. Martijn Bulthuis, directeur van Leiden & Partners, vertelt over de doelen van de nieuwe agenda en de manier waarop deze zich de komende tijd blijft ontwikkelen.

LeidsCement: Wanneer kwam het besef, die Uitagenda heeft een update nodig?

Martijn Bulthuis: ‘Op de langere termijn was hij wat sleets en duur. De online agenda heeft het altijd goed gedaan, maar we hadden ook een papieren uitladder waarvan het resultaat wat moeilijker te volgen was. Uiteindelijk begon het tegen ons te werken dat een plek op die uitladder betaald was. Zo begon het beeld te ontstaan dat je voor de hele Uitagenda moest betalen. Dat was helemaal niet zo, dat was specifiek voor dat papieren ding. We hadden ook nog een hele oude database van VVV Nederland, totaal inflexibel waardoor we enorm beperkt waren. We konden mensen niet zelf evenementen laten invullen, dat moest allemaal via ons en was een enorme hoeveelheid werk. Op de kortere termijn zagen we rond corona dat het vooral de Leidenaar is die gebruik maakt van de Uitagenda en niet zozeer de bezoeker. Hij is nu voor de Leidenaar en dus moesten we ook zorgen dat het systeem en het aanbod daarop aansluiten, en dat ook iedereen weet dat zijn programmering erin kan’

Hoe zijn jullie hiermee aan de slag gegaan?

‘Om die reden hebben we een nieuwe database aangeschaft. We hebben alles overgezet, dat was een hels karwei maar nu kunnen we een heel ander systeem aanbieden. De vraag is nu: hoe gaan we daarmee om? Vanuit de brainstormsessies georganiseerd door Cultuurfonds Leiden hebben we heel veel input gekregen en ik denk dat we bijna alles kunnen waarmaken, stapje voor stapje.’

Kun je een voorbeeld geven van een idee dat uit die brainstorms voort kwam?  

‘Wat we vooral ontdekten is dat organisatoren graag hun eigen invoer willen doen, dat kan dus nu. Je kon ons altijd al een e-mail sturen met je input, maar ik denk dat zelf iets invullen en het zelf meteen online terugzien mensen het gevoel geeft dat ze een soort eigenaar zijn van die kalender. Dat maakt het laagdrempeliger om er een brede programmering in te hebben. We willen graag de meest complete uitagenda van de stad zijn, dan moet je jezelf kunnen openstellen voor input van iedereen.

Dat besef kwam uit de brainstorms, net als ideeën over hoe om te gaan met de papieren versie, in plaats van elke maand een uitladder te produceren, met een oplage tot 30.000 stuks. Dat zijn we nu aan het uitwerken en die ideeën gaan ons echt verder helpen.’

Kun je al een tipje van de sluier oplichten?

‘Er werd een suggestie gedaan om met QR-codes te werken, bijvoorbeeld op menukaarten van restaurants in de stad of met een campagne in bushokjes. Zo laat je mensen op een laagdrempelige manier toe en kun je op termijn veel meer mensen bereiken en veel meer doen. Je blijft ook altijd up to date, dat kan met een papieren versie niet.’

Bij een papieren versie ben je ook redacteur, een rol goed past bij een partij als Leiden&Partners, die altijd weet wat er speelt in de stad. Is dat een rol die jullie nu deels opgeven?

‘De nieuwe database stelt ons in staat om iedereen alles te laten invoeren, maar laat ons ook aan de voorkant anders ontsluiten. Er komen dus meerdere versies van de agenda’s: de culturele agenda maar bijvoorbeeld ook een Kennisagenda voor Leiden 2022. De consument kan dat zelf ook doen, op Leiden.nl kun je nu veel beter filteren en specifieke informatie eruit halen. Die redactie hoeven wij dus niet meer te doen, we moeten alleen zorgen dat de juiste rubrieken worden gekozen en dat de juiste tags worden ingevoerd. Onze redactierol zit hem in het begeleiden daarvan aan de achterkant. De gebruiker is als het ware de eindredacteur.’

Deze nieuwe Uitagenda is meer gericht op de Leidenaar dan op de bezoeker van de stad. Hoe vul je dat verschil in?

‘In de lockdownperiode hebben we ‘Thuis in Leiden’ uitgebracht, in plaats van ‘Uit in Leiden.’ Dat werd ontzettend goed opgepakt, wat heel leerzaam was. Voor de rest is het vooral communicatie, we hoeven de Uitagenda niet in landelijke campagnes mee te nemen maar houden het dichtbij. Zo zitten vraag en aanbod ook dichter bij elkaar, dat is het grootste verschil.’

Deze Uitagenda is nadrukkelijk tot stand gekomen vanuit een samenwerking tussen Leiden&Partners, Centrummanagement, Cultuurfonds Leiden en Gemeente Leiden. Gaan we die samenwerking vaker zien bij toekomstige projecten?

‘Zeker! Dat deden we gelukkig ook al, met de drie organisaties hebben we de afgelopen jaren al vaker dingen georganiseerd. We trekken samen op om de stad mooier en beter te maken. Dit soort projecten is een heel concrete aanleiding waaraan ieder vanuit zijn eigen kracht iets kan toevoegen. Dat gaat hartstikke goed en het smaakt naar meer.’

Sophie Jansen

Sophie Jansen

Andere berichten

Anne van den Dool
oktober 31, 2022
Anne van den Dool
september 19, 2022
Anne van den Dool
augustus 10, 2022